RGPD
USO DE WHATSAPP CON CLIENTES: CÓMO ASEGURAR LA PROTECCIÓN DE DATOS
Whatsapp es, a día de hoy, la aplicación de mensajería instantánea de mayor uso. Según datos de 2021, cuenta con 2.000 millones de usuarios en el mundo, de los que más de 30 millones se encuentran en España. Su transversalidad hace que jóvenes y mayores la utilicen a diario para comunicarse con sus contactos, pero también se ha convertido en una herramienta útil de comunicación para que las empresas puedan lanzar mensajes a su público interno (plantilla) y externo (clientes).
No obstante, las compañías que decidan usarlo deberán hacerlo cumpliendo con la normativa vigente en materia de protección de datos (RGPD, LOPDGDD) y con la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI).
WHATSAPP BUSINESS PARA COMUNICACIONES CON CLIENTES
Es la opción profesional de Whatsapp que utilizan las empresas y autónomos para sus comunicaciones comerciales con clientes. Ha sido diseñada para cubrir las necesidades de los negocios al facilitar la conversación con clientes, aportando herramientas que permiten automatizar, ordenar y responder mensajes de forma rápida.
Antes de comenzar a utilizar Whatsapp Business a nivel empresarial, la compañía debe asegurarse que el tratamiento de los datos a través de esta aplicación sea lícito y cumpla con el RGPD y la LOPDGDD. Es necesario haber informado del tratamiento de datos al interesado, a ser posible antes del tratamiento, es decir, previamente al uso de su número de WhatsApp para comunicarnos con él. De no ser posible esta comunicación previa, el cliente deberá ser informado en el primer contacto a través de esta vía.
Se recomienda utilizar Whatsapp como canal de comunicación a nivel informativo o publicitario, no como medio para recabar datos personales o información confidencial, ya que estos se escapan al control de la empresa y pasan a depender de la propia política de privacidad, cuestionada en varias ocasiones por su débil seguridad.
USO DE WHATSAPP CON FINES PROMOCIONALES
Además, si se desea utilizar Whatsapp con fines promocionales, la empresa debe cumplir con las indicaciones de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSI-CE). Entre los puntos de cumplimiento está:
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- No enviar comunicaciones publicitarias que no hubieran sido previamente expresamente autorizadas por los destinarios de las mismas.
- El punto anterior no será de aplicación cuando exista una relación contractual previa, siempre que se hayan obtenido de manera lícita y sean empleados para el envío de comunicaciones comerciales referentes a productos o servicios de su propia empresa similares a los ya contratados.
- El prestador del servicio deberá ofrecer la posibilidad al destinatario de oponerse al tratamiento de sus datos con fines comerciales, mediante un procedimiento sencillo y gratuito, tanto en el momento de la recogida, como en cualquiera de las comunicaciones posteriores.
¿CUÁLES SON LAS MULTAS POR INCUMPLIR LA PROTECCIÓN DE DATOS EN WHATSAPP?
En caso de violación de los derechos, la responsabilidad recae sobre el Responsable del Tratamiento de la empresa, tal y como indica el artículo 5 del RGPD. El empresario puede incurrir en dos tipos de sanciones si no protege correctamente los datos de sus clientes: grave y muy grave.
En el caso de las sanciones graves la multa sería hasta los 10 millones de euros (o el 2% de la facturación anual); y, en aquellos casos en los que la sanción fuese de carácter muy grave, las sanciones irían hasta los 20 millones de euros o, como máximo, el 4% de la facturación anual.
Ante cualquier duda Anisa Legal puede asesorarte al respecto.
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