ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD, CUANDO TENGO DE FIRMARLOS, RGPD (UE) 2016/679

El acuerdo de confidencialidad supone una de las herramientas principales para proteger información relevante de la empresa en el desarrollo de su actividad. Por ello, se deberá llevar a cabo su firma de forma previa al inicio de cualquier actividad económica, colaboración con terceros o negociación en la que se van a compartir secretos empresariales con otra parte para poder llevar a cabo una actividad conjunta. De esta forma, se trata de garantizar que en ningún momento la información compartida va a ser utilizada para otros fines ajenos a los acordados por las partes.

A modo de ejemplo, será recomendable la firma de un acuerdo de confidencialidad de forma previa al inicio de una negociación, como puede ser para la venta de una empresa o de parte de sus activos, para la firma de un contrato de distribución o de un futuro contrato de colaboración (joint venture) con otra empresa. Como se puede observar, en todos estos casos, la empresa se ve obligada a facilitar información relevante para poder cumplir con los objetivos de la negociación (por ejemplo, si no se facilita información sobre la situación de los activos de la empresa, será complicado que el comprador finalmente acepte su adquisición), de la cual la otra parte podrá aprovecharse si decide hacer uso de la misma. De esta forma, el objetivo de este acuerdo es el de asegurar que los secretos revelados se usarán únicamente para los objetivos acordados por las partes, y que cualquier otro uso distinto al acordado supondrá un incumplimiento, con la pena económica que ello pueda corresponder según acuerden las partes.

[idea]El acuerdo de confidencialidad puede ser de carácter mutuo (se firma de forma recíproca entre dos partes, es decir, ambas partes se comprometen a no revelar información que han recibido de la otra parte), o bien unilateral (se firma por una de las partes, es decir, hay una parte que revela información y la otra se compromete a guardarla de forma segura y a no revelarla a terceros).[/idea]

Para que el acuerdo de confidencialidad sea eficaz, es necesario que el mismo:

• Describa de forma clara la información relevante a la que va a tener acceso la otra parte y que se desea proteger con el fin de que la misma no sea divulgada (conocida como «información confidencial»). De esta forma, si se encuentra en la negociación de la venta de la empresa, se definirá la información sobre los activos de la empresa que se facilitará al vendedor con el fin de que pueda evaluar correctamente el estado de la empresa.
• Establezca el objetivo concreto para el cual se va a revelar la información o secretos a la otra parte, como sería, siguiendo el ejemplo anterior, para la evaluación económica de los activos de la empresa.
• Indique la relación existente entre las partes que firman el acuerdo, por ejemplo, en el caso anterior la parte obligada sería el posible comprador que es el que tendrá acceso a los secretos profesionales de la empresa en su proceso de evaluación de la misma. En este punto, se debe incluir a todas aquellas personas que puedan directa o indirectamente tener acceso a los secretos empresariales con el fin de garantizar que queden sujetos al acuerdo de confidencialidad.
• Regule la forma o procedimiento mediante el cual se suministrará la información entre las partes. Por ejemplo, la información puede facilitarse por internet mediante un portal al que solo tengan acceso las personas autorizadas que firman el acuerdo de confidencialidad, en persona mediante la entrega física de documentos, mediante el envío de e-mails con un cifrado de seguridad especial, etc.
• Determine las consecuencias del incumplimiento del acuerdo de confidencialidad. De esta forma, se debe recoger la pena económica que supondrá la revelación de los secretos empresariales o su uso para una actividad distinta a la acordada (como ocurriría en el caso de que el potencial comprador utilice información obtenida en la evaluación de activos de la empresa en venta para desarrollar productos similares por su cuenta).

La firma de un acuerdo de confidencialidad es la mejor opción para proteger los secretos empresariales especialmente cuando estos se revelarán a otra parte en el marco de una negociación previa a la firma de un contrato o desarrollo de un proyecto, ya que en esos casos no es posible incluir una cláusula de confidencialidad en el propio texto del contrato (debido a que este aún no existe). En cambio, esta posibilidad sí existe cuando los secretos se revelarán en el marco de la ejecución de un contrato, tal y como se verá a continuación.

[idea]Además de todo lo indicado anteriormente, se debería establecer el procedimiento para destruir los documentos o soportes que incluyan información confidencial (e-mails, escritos, archivos contables, etc.) en el caso de que la actividad para la cual se transfiere la información no se llegue a realizar (por ejemplo, si finalmente las partes no llegan a un acuerdo y no se produce la venta de la empresa).[/idea]

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